Isikuandmete töötlemine


Eesti Vabariik 100
Georg Lurich
Sündmuste kalender
E T K N R L P
    1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
Nädala eelinfo
51. nädal
50. nädal
Ametlikud teated
*Hange „Autonoomsete LED valgustite paigaldamine Väike-Maarja valla bussipeatustesse“
*Infot rongi- ja bussiliikluse sõidugraafikute kohta
*Teade ruumi väljaüürimisest
Infoleht
Infolehtede arhiiv
Kasutajatele
Kasutajanimi:

Parool:

Pea mind meeles
Unustasid parooli?
Registreeru kasutajaks
Sotsiaalmeedia
Facebook
Koostööpartnerid

Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine Väike-Maarja Vallavalitsuses

1. Isikuandmete töötlemine

1.1. Väike-Maarja Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) kui ametiasutus töötleb isikuandmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks lähtudes isikuandmete kaitse seadusest. 

1.2. Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest. 

1.3. Andmete töötlemine vallavalitsuses toimub eelkõige isikute enda algatusel. Isikuandmeid töödeldakse:
1.3.1. isikute poolt esitatud avalduste täitmisel;
1.3.2. esitatud teabenõuete, selgitus- ja märgukirjade menetlemisel;
1.3.3. ürituste (avaliku ürituse luba) korraldamisega seotud dokumentide menetlemisel;
1.3.4. vabade ametikohtade täitmiseks korraldatavatel konkurssidel osalemisel;
1.3.5. muudel juhtudel.

1.4. Vallavalitsuse algatusel võib isikuandmete töötlemine toimuda:
1.4.1. seadustest tulenevate toimingute ja järelevalvetoimingute teostamisel;
1.4.2. hangete läbiviimisel;
1.4.3. lepingute sõlmimisel;
1.4.4. statistiliste aruannete esitamisel.

1.5. Igaühel on õigus tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Isikul on õigus nõuda ebatäpsete andmete korral paranduste tegemist.

1.6. Kui isiku hinnangul on vallavalitsus kogunud või kasutanud tema andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta andmeid, siis on õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole. 

2. Isikuandmete avalikustamine

2.1. Tulenevalt seadusest on vallavalitsusel kohustus teatud osa dokumentidest ja teabest internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha.

2.2. Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest.

2.3. Eraisikute kirjad (vallavalitsusse saabunud kui välja saadetud) registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs Väike-Maarja valla veebilehelt (www.v-maarja.ee).

2.4. Dokumendiregistrisse märgitakse kirja saatja ja saaja koha nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikus vaates võivad olla näha eraisikust kirja saatja või saaja nime initsiaalid.

2.5. Vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktide (määrused, otsused ja korraldused) ja istungite protokollide ning komisjonide koosolekute protokollidega on võimalik tutvuda dokumendiregistri kaudu. Õigusaktides ja protokollides ei avalikustata isikute elukohti ning kontaktandmeid (v.a. juriidilised isikud). Kui õigusakt sisaldab lisaks isiku nimele ja kontaktandmetele muud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldut teavet, siis õigusakti ei avalikustata. Samuti, kui õigusakti või protokolli sisu on valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks

2.6. Ametiasutusel on õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded“. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:
2.6.1. dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;
2.6.2. puuduvad andmed menetlusosaliste aadressi koha või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;
2.6.3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avaldamisele Riigi Teatajas.

2.7. Internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded“ avalikustab vallavalitsus isikuandmeid ka juhul, kui see nähtub eriseaduses või selle alusel antud õigusaktis (vt Riigi Teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus, Ametlikud Teadaanded).

3. Eraisikutega seonduva kirjavahetuse vallavalitsuses säilitamise aeg

3.1. Rahvastikuregistri pidamise dokumendid
3.1.1. elukoha registreerimise avaldused 15 aastat;
3.1.2. sünni ja surma registreerimise avaldused 10 aastat;
3.1.3. kirjavahetus rahvastikuregistri, kodakondsuse, migratsiooni ja perekonnaseisualastes küsimustes 5 aastat.

3.2. Kirjavahetus valimis- ja rahvaküsitluse küsimustes 15 aastat.

3.3. Kirjavahetus arhiiviküsimustes 10 aastat.

3.4. Üldine kirjavahetuse vallavalitsuses säilitamise aeg on 5 aasta. Juhul, kui kirjavahetus on mingi toimiku osa, säilitatakse kirjavahetust tulenevalt vastava toimiku säilitustähtajast.

4. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

4.1. Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Loetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a. kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana).

4.2. Juurdepääsupiirangust hoolimata väljastab vallavalitsus dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jmt).

4.3. Haldusmenetluses võimaldatakse menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda ametiasutuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

4.4. Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Ligipääs karistusregistrile on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

4.5. Volikogu ja vallavalitsuse liikmed nii volituste ajal kui pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist on kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. 

4.6. Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a. korruptsioonivastase seaduse § 6 lg 2 alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel).

5. Õigus tutvuda enda andmetega

5.1. Igaühel on õigus küsida ametiasutuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ja teavet ning õigus tutvuda kõikide enda kohta kogutud andmetega. Antud õigust võib piirata vaid seaduse alusel.
5.1.1. Igal isikul on õigus saada teada, milliseid isikuandmeid tema kohta ametiasutuses kogutakse ja on kogutud;
5.1.2. millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
5.1.3. millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud. Vajadusel esitada vastav taotlus Väike-Maarja Vallavalitsuse kantseleisse: Pikk 7, Väike-Maarja alevik, Väike-Maarja vald, 46202 Lääne-Virumaa või e-postiga vv@v-maarja.ee või otse konkreetset teavet omava ametniku poole.

5.2. Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

5.3. Ametiasutus väljastab nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

5.4. Ametiasutus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib
5.4.1. kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
5.4.2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
5.4.3. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

5.5. Riiklikest registritest saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali http://www.eesti.ee/ e-teenuse (rubriik „Kodanikule“) kaudu.