Väike-Maarja Vallavalitsuse andmekaitsetingimused

1. Isikuandmete töötlemine

1.1. Väike-Maarja Vallavalitsus (edaspidi vallavalitsus) kui ametiasutus töötleb isikuandmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

1.2. Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku otse või kaudselt tuvastada. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator (tunnus, mis sidevõrgus aitavad viia konkreetse isikuni)) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

1.3. Eriliiki isikuandmed on andmed, millest ilmneb isiku rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavad biomeetrilised andmed (eelkõige sõrmejälje-, peopesajälje- ja silmaiirisekujutised), terviseandmed või füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta, samuti andmed süüteo toimepanemise või selle ohvriks langemise kohta enne avalikku kohtuistungit või õigusrikkumise asjas otsuse langetamist või asja menetluse lõpetamist.

1.4. Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

1.5. Isikuandmete töötlemisel lähtub vallavalitsus Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679 (isikuandmete kaitse üldmäärus), isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

1.6. Isikuandmete kaitse reeglid ei kehti juriidiliste isikute ja asutuste andmete kohta, samuti juhul, kui teave ei võimalda isikut mõistlike pingutustega tuvastada.

2. Isikuandmete töötlemise põhimõtted

2.1. Isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev.

2.2. Isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse eesmärgipäraselt ja minimaalselt, st asja lahendamiseks vähimas vajalikus mahus.

2.3. Isikuandmeid säilitatakse vallavalitsuses vastavalt dokumentide loetelus märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni.  Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse ja isikuandmed kustutatakse.

2.4. Isikuandmete töötlemisel kasutatakse turvameetmeid, mis kaitsevad neid ebaseadusliku juurdepääsu, juhusliku kaotamise ja hävimise eest.

3. Vallavalitsus töötleb Teie isikuandmeid järgmistel juhtudel ja järgmises ulatuses:

3.1. kui esitate märgukirja, teabenõude, vaide, selgitustaotluse või muu avalduse. Dokumendiregistris registreeritakse avalduse esitamise kuupäev, esitaja isikunimi ja kontaktandmed. Dokumenti säilitatakse kuni seaduses või muus vallavalitsuse õigusaktis sätestatud säilitustähtaja lõpuni, arvestades dokumendi kasutus- ja tõendusväärtust;

3.2. kui kandideerite vallavalitsusse tööle või teenistusse. Kandideerimisavaldus koos lisadokumentidega registreeritakse dokumendiregistris. Värbamise ja valiku käigus kandidaatidelt kogutud dokumente säilitatakse üks aasta valiku lõppotsuse tegemisest, v.a ameti- või töökohale valituks osutunud kandidaadi dokumendid. Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel;  

3.3. kui kanname Teie isikuandmed rahvastikuregistrisse;

3.4. kui väljastame rahvastikuregistri andmeid, säilitame päringu tegija taotluse ühes selles sisalduvate isikuandmetega;

3.5. kui sõlmite lepingu, registreerime ja säilitame selle koos lisadokumentidega dokumendiregistris, kasutame lepingus toodud andmeid lepingu täitmise eesmärgil ja kokkulepitud ulatuses;

3.6. kui osalete avalikel konkurssidel või võistlustel, kasutame Teie isikuandmeid Teie osavõtu registreerimiseks, võidu või preemia väljamaksmiseks ja Teie nõusolekul avaldamiseks valla veebilehel ja/või valla ajalehes;

3.7. kui esitate taotluse toetuse määramiseks, kasutame Teie isikuandmeid taotluse menetlemise ja toetuse määramise või taotluse rahuldamata jätmise otsustamisel.

3.8. Teie algatuse või osaluseta töötleme Teie isikuandmeid ainult seaduses ettenähtud juhul avaliku ülesande täitmise eesmärgil, sealhulgas õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks, samuti juhtudel, kui see on vajalik inimese eluliste huvide kaitseks.

3.9. Alla 13-aastase isiku andmeid töötleme tema seadusliku esindaja nõusolekul, välja arvatud olukorras, kus isikuandmete töötlemine on hädavajalik lapse huvide kaitse eesmärgil.

3.10. Asja menetlemiseks, kirjale vastamiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise ametiasutusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

3.11. Eriliiki isikuandmeid töötleme ainult siis, kui see on rangelt vajalik, ning üksnes järgmistel juhtudel:

3.11.1. töötlemise lubatavus on sätestatud õigusaktis;

3.11.2. töötlemine on vajalik andmesubjekti või teise füüsilise isiku eluliste huvide kaitseks või

3.11.3. töödeldakse isikuandmeid, mille andmesubjekt on ise ilmselgelt avalikustanud.

3.12. Statistikat ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid koostame ja avalikustame umbisikuliselt, so andmeteta, mis võimaldavad isikut tuvastada.

3.13. Väike-Maarja valla veebilehe ja Facebooki külastamisel me ei kogu ega säilita külastaja andmeid.

3.14. Veebilehe iseteeninduskeskkonnas töötleme Teie isikuandmeid eesmärgiga võimaldada Teil kasutada vastavat e-teenust.

4. Füüsilise isiku õigused

Kõikide Teie kohta kogutud isikuandmete töötlemise osad on Teil:

4.1. õigus oma andmetega tutvuda:

4.1.1. igal füüsilisel isikul on õigus saada teavet selle kohta, kas teda käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse ja kui töödeldakse, siis õigus nõuda nende väljastamist. Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud Teie isikusamasuses.

4.1.2. Teie kohta kogutud andmetega tutvumiseks on vajalik esitada meile teabenõue kas: suuliselt koos isikut tõendava dokumendiga või kirjalikult teabenõudja omakäelise või digiallkirjaga.

4.1.3. Väljastame andmed Teie soovitud viisil esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. Kui soovitud teabe maht on suur, st selle kogumine on ajamahukas või vajab täiendavat süstematiseerimist, on meil õigus pikendada teabenõude täitmise tähtaega kuni 15 tööpäevani avaliku teabe seaduse §-s 19 sätestatud korras.

4.1.4. Andmete väljastamise eest paberil on meil õigus nõuda tasu alates 21. leheküljest kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest (kui seadusega ei ole ette nähtud riigilõivu teabe väljastamise eest).

4.1.5. Riiklikest registritest, millesse oleme andmeandjana esitanud Teie kohta käivat teavet (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister, majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti hariduse infosüsteem, tervisekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem) saate oma andmeid kontrollida e-teenuse korras riigiportaal https://www.eesti.ee/et „Eraisik" kaudu.

4.2. Õigus saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta

4.2.1. Teil on õigus teada, mis on Teie andmete kogumise eesmärk, kellele on Teie isikuandmeid teatavaks tehtud või kättesaadavad, kui kaua neid säilitatakse, kus ja mil viisil ning juhul, kui andmeid ei ole kogutud Teilt endalt, siis teave nende avaldamise allika kohta.

4.2.2. Õigust oma andmetega tutvuda ja saada teavet isikute kohta, kellele oleme Teie isikuandmeid edastanud, tohib piirata, kui andmete või teabe väljastamine Teile võib: kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist, raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses või ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

4.3. Õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist

Kui avastate, et Teie kohta käivad andmed ei ole õiged või ei vasta tegelikkusel, on Teil õigus nõuda valede isikuandmete parandamist või andmete täiendamist. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus koos selgitusega ning lisage asjakohased tõendid. Kontrollime Teie avalduses esitatud andmeid ja vajadusel korraldame Teie isikuandmete parandamise, kustutamise või töötlemise oma pädevuse piires. Teie soovitud paranduse õiguspärasuse kontrollimiseks on meil õigus nõuda täiendavaid tõendeid.

4.4. Õigus nõuda andmete töötlemise piiramist ja lõpetamist

Kui Teie isikuandmete töötlemiseks, avalikustamiseks, teatud eesmärgil kasutamiseks või andmetele juurdepääsu võimaldamiseks ei ole õiguslikku alust, on Teil õigus nõuda andmete kasutamise piiramist, lõpetamist või kustutamist, andmete avalikustamise või andmete juurdepääsu võimaldamise piiramist või lõpetamist.

Isikuandmete töötlemise piiramiseks või lõpetamiseks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus, milles palume ära märkida, milliste andmete töötlemise piiramist või lõpetamist Te soovite. Kui Teie taotlus on põhjendatud ja Teie isikuandmete töötlemise lõpetamine on Teie huvides, siis piirame või lõpetame Teie andmete töötlemise viivitamata.

Taotluse võib esitada andmekaitsespetsialistile, asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontakti kaudu (tel 329 5750, e-post: valitsus@v-maarja.ee või posti teel Pikk tn 7, Väike-Maarja alevik, Väike-Maarja vald, 46202 Lääne-Virumaa).

4.5. Õigus esitada vastuväiteid

Teil on õigus esitada vastuväiteid Teie isikuandmete töötlemise kohta. Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud põhjendatud taotlus, millest nähtuks, milliste andmete või töötlemisviisi kohta vastuväite esitate.

Vastuväite võib esitada andmekaitsespetsialistile, asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktide kaudu (tel 329 5750, e-post: valitsus@v-maarja.ee või posti teel Pikk tn 7, Väike-Maarja alevik, Väike-Maarja vald, 46202 Lääne-Virumaa).

Vastuväite põhjendatuse hindamise eesmärgil on meil õigus nõuda täiendavaid tõendeid.

4.6. Õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni ja/või halduskohtu poole

Kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi ja vabadusi, on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või halduskohtusse seaduses sätestatud tähtaegadel ja korras.

5. Isikuandmete töötlemise rikkumised

5.1. Dokumenteerime kõik isikuandmetega seotud rikkumised, sealhulgas rikkumise asjaolud, mõju ja rakendatud meetmed.

5.2. Teavitame isikuandmete töötlemise nõuete rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni koheselt, kuid mitte hiljem kui 72 tunni jooksul pärast rikkumisest teadasaamist, välja arvatud juhul, kui rikkumine ei kujuta tõenäoliselt ohtu ühegi füüsilise isiku õigustele ja vabadustele.

5.3. Suure ohu korral Teie õigustele ja vabadustele, teavitatakse Teid viivitamata, välja arvatud isikuandmete kaitse seaduse § 45 lõikes 3 loetletud juhtudel või kui Andmekaitse Inspektsiooni hinnangul ei ole oht sedavõrd suur, et teavitamine oleks vajalik.

6. Isikuandmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

6.1. Teie isikuandmed avalikustame ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest või kui avalikustamine toimub Teie nõusolekul. Teil on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.

6.2. Eraisikute kirjad (vallavalitsusse saabunud kui välja saadetud) registreeritakse Väike-Maarja Vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistri avalikule osale (kirja saabumise kuupäevale ja registreerimis numbrile) on igaühel juurdepääs Väike-Maarja valla veebilehelt (https://v-maarja.ee/dokumendiregister).

7. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

7.1. Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-postiaadressi. Loetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a. kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muule kirjas märgitud teabele seatakse juurdepääsupiirang juhul, kui see on vajalik dokumendis sisalduva teabe kaitseks avaliku teabe seaduse §-s 35 sätestatud alusel.

7.2. Juurdepääsupiirangust hoolimata väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jmt). Väljastatud teabele märgime juurdepääsupiirangu.

7.3. Surnud isiku andmeid väljastame surnud isiku abikaasale, lastele, lastelastele, vanematele, vanavanematele, õele, vennale ja pärijale. Teabenõudja isiku tuvastamiseks palume esitada koos isikut tõendava dokumendiga ja sugulussidet või pärimisõigust tõendav dokument, kui need andmed ei ole leitavad avalikest andmekogudest või registrist.

7.4. Kui olete saatnud meile avalduse või edastanud menetlemiseks dokumendi, mille menetlemine ja lahendamine ei kuulu meie pädevusse, edastame selle viivitamata pädevale asutusele, teavitades sellest samaaegselt ka Teid.

7.5. Kui teabenõudes taotletakse Teie isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamist, kaalume teabenõude rahuldamise otsustamisel, kas taotletavat dokumenti on võimalik väljastada muutmata kujul või tuleb seda töödelda nii, et Teie isikuandmeid sisaldav teave ei satuks kolmandate isikute valdusse.

7.6. Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigete 2 ja 3 järgi võimaldame haldusmenetluse menetlusosalistel tutvuda toimiku või dokumentidega ainult meie ametiruumides ja ametniku juuresolekul.

7.7. Eriseadusest tulenevalt on meil väärteo kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusalusele isikule ja tema esindajale tagame õiguse tutvuda väärteoasja materjalidega väärteomenetluse seadustikus sätestatud korras. Väärteoteate esitajale tagame võimaluse tutvuda väärteomenetluse materjalidega teabenõude korras väärteomenetluse seadustikus sätestatud ulatuses ja arvestades juurdepääsupiiranguid.

8. Jälgimisseadmestiku kasutamine

8.1. Turvakaalutlustel on paigaldatud jälgimisseadmestikud (turvakaamerad) Väike-Maarja alevikus: bussijaama, gümnaasiumi (nii peamaja ja algkoolimaja), hooldekodu, seltsimaja, vallamaja, Tehno ettevõtlusala, lasteaia (ka raamatukogu) ja tervisekeskuse ümbrusesse; Rakke alevikus: kultuurikeskuse, raamatukogu, bussijaama, kooli ja staadioni ümbrusesse; Simuna alevikus keskväljaku ja kooli ümbrusesse, Kiltsi alevikus bussijaamas ja mänguväljakul; Kiltsi Mõisakooli ümbruses; Triigi külas spordihoone ja mõisa varemete juures; Emumäe torni juures. Turvakaamerate asukohtadesse on pandud välja teavitussildid.

8.2. Turvakaameraid kasutatakse õigustatud huvi alusel vara ja isikute kaitseks (IKÜM art 6 lg 1 punkt f alusel), avalikus kohas käitumise üldnõuete järgimise üle riikliku järelevalve teostamiseks ja seadusest tulenevate muude avalike ülesannete täitmiseks. 

8.3. Kaamerapilti reaalajas ei jälgita. Salvestisi kasutatakse vaid korrarikkumiste või turvaintsidentide korral korrarikkuja tuvastamiseks, kahju tekitaja väljaselgitamiseks ja olukorra analüüsimiseks. Salvestisi säilitatakse üldjuhul 30 kalendripäeva pärast salvestamise päeva.

8.4. Juurdepääs videopildile ja salvestistele on Väike-Maarja Vallavalitsuse IT-juhil, kes omab selleks vajalikku parooli.

8.5. Salvestisel oleval andmesubjektil on õigus andmetega tutvuda, selleks tuleb esitada kirjalik taotlus Väike-Maarja Vallavalitsusele aadressil valitsus@v-maarja.ee. Taotlusel peab olema märgitud taotleja nimi, sünniaeg või isikukood, kontaktandmed, põhjus salvestisele juurdepääsuks ning eeldatav ajaperiood, mille kohta salvestisele ligipääsu soovitakse. Salvestisele juurdepääs tagatakse IT-juhi juuresolekul isikule, kes soovib enda kohta kogutud andmeid näha (andmesubjekt) või isikutele ja asutustele, kellele seadus sätestab õiguse salvestistele ligipääsuks.

9. Fotode ja videote avaldamine

9.1. Valla veebilehel avaldame fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul valla avalikel üritustel.

9.2. Valla sotsiaalmeedia kontodel avaldame fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul valla avalikel üritustel. Muudel tingimustel jäädvustatud materjal avalikustatakse vaid jäädvustatud isiku loal.

9.3. Vallalehes avaldame fotod informeerimise ja avaliku huvi eesmärgil ning vaid pildistatava isiku loal.

9.4. Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise. Sellist soovi ei saa avaldada isikud, kes täidavad üritusel või avalikus kohas avaliku võimu funktsiooni. Kui isik leiab, et valla veebilehel, sotsiaalmeedia kontol või vallalehes avaldatud materjali avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda aadressil valitsus@v-maarja.ee

10. Andmekaitsespetsialist

VäikeMaarja Vallavalitsuses on andmekaitsespetsialistiks määratud vallasekretär Maris Kõrgmäe, telefon: 329 5753, e-post: maris@v-maarja.ee

Andmekaitsespetsialisti poole võib inimene pöörduda kõigis küsimustes, mis on seotud Väike-Maarja Vallavalitsuses tema isikuandmete töötlemisega. Andmekaitsespetsialist esindab isikuandmete töötlejat suheldes Andmekaitse Inspektsiooniga.

 

Koostanud: Maris Kõrgmäe