Kommunikatsiooni põhimõtted

ÜLDALUSED

Suhtlemise motiivid

Aktiivne suhtlemine meediaga parandab kohaliku omavalitsuse mainet ning loob ühtlasi selle juhtidele ja spetsialistidele teatud küsimustes eksperdi maine. Meedia võimaldab oskusliku kasutamise korral mõjutada kindlaid sihtgruppe. Pidev ja süstemaatiline meediasuhtlus loob usalduslikud kontaktid ajakirjanikega, kelle kaudu on vajalikul ajal lihtsam anda avalikkusele informatsiooni avalikest teenustest, mida pakume, aga ka üldisemalt tõepärast ülevaadet meie asutuse tööst.

Suhtekorraldus

Suhtekorraldus on kogu asutuse suhtlemisprotsessi plaanipärane organiseerimine ja juhtimine eesmärgiga saavutada hea arusaamine ja side asutuse ning tema sihtrühmade vahel.

Eesmärk

Kommunikatsiooni põhimõtete eesmärgiks on määrata Väike-Maarja vallavalitsuse (edaspidi VMV) ametnike ning omavalitsuses töölepingu alusel töötavate töötajate (edaspidi teenistujate) käitumisjuhised avalikkusele informatsiooni edastamisel.

VMV suhtekorralduslikud eesmärgid

• Sihtrühmad on teadlikud VMV tegevusest ja otsustest.
• VMV ametnikel on selge arusaam oma rollist teavitamisprotsessis ning nad käituvad sellele vastavalt.
• Informatsioon, mis VMV-st väljub on usaldusväärne ning kvaliteetne.

Põhimõtted

VMV teenistuja juhindub avalikkusega suhtlemisel avaliku teenistuse seadusest https://www.riigiteataja.ee/akt/130062023018, avaliku teabe seadusest https://www.riigiteataja.ee/akt/107032023011 ning kommunikatsiooni põhimõtetest.

VMV teenistuja arvestab avalikkusega suhtlemisel, et ta esindab VMV-d. VMV ametnik ei avalda avalikkusega suhtlemisel isiklikke seisukohti ega anna hinnanguid oma tööandja, oma kolleegide, rahandusministeeriumi, teiste ministeeriumite, presidendi ning riigikogu tegevuse kohta.

VMV teenistuja annab avalikkusele lihtsalt ja selgelt tõest informatsiooni ainult oma töövaldkonna kohta.

MEEDIASUHTLUS

Meediasuhtlus VMV-s on organiseeritud meediaspetsialisti poolt. Meediasuhtlus jaguneb kaheks – ajakirjanike poolne huvi ja VMV poolne huvi.

VMV-s annavad meediale informatsiooni ja vallavanem, osakondade juhid, meediaspetsialist.

Lähtuvalt teema spetsiifilisusest võivad kõneisikud meediale informatsiooni edastamise õiguse/kohustuse delegeerida osakonna spetsialistidele.

Spetsialistid annavad meediale oma töövaldkonda kuuluvat faktilist informatsiooni.

Osakonnajuhatajad annavad meediale antud osakonna töövaldkonda kuuluvat faktilist infomatsiooni ja eelnevalt juhtkonnaga kooskõlastatud hinnanguid.

Vallavanem, osakondade juhid ja meediaspetsialist annavad meediale VMV tööd puudutavat informatsiooni ja kommentaare.

VMV algatatud meediasuhtlus

Kui VMV teenistujal on oma töövaldkonna kohta informatsiooni või VMV-s on toimumas/toimunud sündmus, mis võiks avalikkust huvitada, siis võtab ta ühendust otsese osakonnajuhatajaga ja meediaspetsialistiga; koostöös koostatakse ja edastatakse avalikkusele sõnumit sobivamas vormis, sobivate rõhuasetustega ning sobivaima kanali abil.

Artiklid ja arvamuslood

Kui teenistuja soovib VMV nimel kirjutada trükimeediasse (ajakirjandusse) artikleid, saata arvamusi või esineda meedias, peab ta sellest eelnevalt teavitama oma vahetut ülemust ning meediaspetsialisti, nimetades kirjutise teema või esinemisega seotud temaatika. Teenistuja saadab valminud artikli või arvamuskirja meediaspetsialistile ülelugemiseks enne kirjutise meediakanalile saatmist.

Kui teenistuja soovib avaldada isiklikku arvamust või kirjutada trükimeediasse enda, mitte VMV nimel, siis on ta kohustatud ajakirjanikule/toimetajale rõhutama, et see ei ole VMV, vaid tema kui eraisiku (või mõne muu organisatsiooni liikme) seisukoht.

Välise algatusega meediasuhtlus

Kui ajakirjanik pöördub päringuga otse VMV teenistuja poole, siis:

• VMV teenistuja küsib ajakirjanikult meediakanali ja ajakirjaniku nime, mis teemal tahetakse kirjutada, milliseid küsimusi kavatseb ajakirjanik küsida, millal teave avalikkuse ette jõuab, millised on ajakirjaniku kontaktandmed jms;
• VMV teenistuja lepib ajakirjanikuga kokku, millal on informatsiooni andmine võimalik; VMVV teenistuja annab teada avalike suhete peaspetsialistile välise algatusega meediasuhtlusest;
• kui ametnik ei ole ise kompetentne infot andma, kuid teab kellega peaks huvitundja rääkima, suunab ta ajakirjaniku vastava inimeseni ning teavitab sellest meediaspetsialisti.

TEENISTUJA KOHUSTUSED JA ÕIGUSED

Teenistuja kohustused meediaga suhtlemisel:

• arvestada, et ta esindab avalikkuse ees VMV-d;
• anda lihtsalt ja selgelt tõest informatsiooni oma töövaldkonna kohta;
• jälgida, et info andmisel jäädaks fakti piiresse (hoiduda hinnangutest ja arvamustest);
• kommenteerida avalikkusele ainult oma töövaldkonda  puutuvat;
• arvestada meediaga suhtlemisel, et kõik ajakirjaniku kuuldes öeldu võib jõuda meedia vahendusel avalikkuseni;
• jääda meediale informatsiooni või kommentaaride andmisel diplomaatiliseks, mitte avaldada VMV teenistujana meedias isiklikke seisukohti ning hinnanguid;
• informeerida esimesel võimalusel pärast kontakti meediaga oma vahetut ülemust ja meediaspetsialisti;
• arvestada, et meediapäringule peab alati kokkulepitud ajal vastama (kui konkreetset aega kokku ei lepitud, siis tuleb vastus anda kindlasti esimesel võimalusel, soovitavalt sama tööpäeva jooksul).

Teenistuja õigused meediaga suhtlemisel:

• küsida ajakirjanikult lisaaega sõnumi ettevalmistamisel;
• paluda võimaluse korral ajakirjanikul saata teda huvitavad küsimuse eelnevalt e-posti; teel;
• avaldada soovi ajakirjanikuga "silmast silma" kohtuda;
• taotleda ajakirjanikult edastatud info avaldamiseelset ülevaatamist;
• keelduda meediaga suhtlemisest selleks ebasobival ajal ja oludes, andes pöördujale; nende olude kohta asjakohase selgituse.

SISEKOMMUNIKATSIOON

Osakonnajuhatajad tagavad VMV ja osakonda puudutava informatsiooni edastamise osakonna teenistujatele.

Teenistuja tagab meediaspetsialistile iga reede keskpäevaks järgneva nädala tööplaanide eelinfo edastamise. Kui oluline info saabub osakonda hiljem, siis edastatakse see esimesel võimalusel meediaspetsialistile.

Iga osakond peab tagama VMV koduleheküljel oleva osakonda/valdkonda puudutava informatsiooni aktuaalsuse.

FOTODE PUBLITSEERIMINE

Fotosid võib teha ja avaldada meedias juhul, kui see on kooskõlas ajakirjanduseetika põhimõtetega.

Ainult autori loal tohib teose teha üldsusele kättesaadavaks (avaldada internetis).

Avalikul üritusel tehtud piltide avalikustamiseks ei pea igalt pildilejäänud inimeselt nõusolekut küsima.

Mitteavalilkul üritusel (näit asutusesisesed üritused) tehtud foto või video avaldamisel internetis on üleslaadija kohustus tagada fotol olevate inimese nõusolek.

SOTSIAALMEEDIA

Teenistuja on VMV esindaja ka eraisikuna sotsiaalmeedias osaledes, kui ta on sotsiaalmeedias määratlenud ennast VMV teenistujana.

Teenistujale kehtivad sotsiaalmeedias ametnike eetikakoodeksist http://www.avalikteenistus.ee/index.php?id=43046 ning muudest aktidest tulenevad käitumispõhimõtted, hoiakud ja väärtused.

Teabe jagamisel sotsiaalmeedias tuleb alati kaaluda, kas selle sisu ja vorm ei anna võimalust tõlgendada teavet meelevaldselt või kahjulikult. Jättes oma väärtushinnangutest, tegudest või arvamustest sotsiaalmeedias mitmemõttelisi ja vastandilikke tõlgendusi, võidakse need üle kanda kogu vallavalitsusele.

Teenistujad peavad arvestama, et igasugune teave sotsiaalmeedias on avalik, isegi kui keskkonnas olevate sätetega on võimalik tagada isiklikku privaatsust (sh on ajakirjanikul õigus ilma teilt luba küsimata kasutada teie sotsiaalmeedia lehel olevaid tekste, fotosid jne).